Nextcloud Kalender – Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Der Nextcloud-Kalender ermöglicht dir eine einfache und datenschutzfreundliche Organisation von Terminen, Meetings und Ressourcen. Im Folgenden stellen wir dir die zentralen Funktionen vor, die deine tägliche Zusammenarbeit erleichtern.

Kalender erstellen

Über das Kalender-Icon in der Weboberfläche kannst du beliebig viele Kalender für verschiedene Zwecke erstellen und sie individuell benennen. Klicke dazu in der Kalender-App auf das “+“-Symbol, gib einen Namen ein und bestätige.

Kalender teilen

Du kannst deinen Kalender gezielt mit einzelnen Personen oder Gruppen teilen. Dabei bestimmst du, ob diese nur die Termine ansehen oder auch bearbeiten dürfen. Die Freigabe funktioniert sowohl für interne Nutzer als auch für externe Kontakte.

Klicke neben dem Kalendernamen auf das Stift-Symbol, um den Kalender zu bearbeiten. In diesem Fenster kannst du einen neuen Namen festlegen und den Kalender mit anderen teilen, indem du deren Namen oder Gruppe eingibst.

Termin erstellen mit Talk-Raum & Teilnehmer einladen

Beim Anlegen eines Termins kannst du direkt einen Nextcloud-Talk-Raum integrieren. Der Link zur Videokonferenz wird allen eingeladenen Teilnehmern automatisch zur Verfügung gestellt. Teilnehmer können per Benutzername oder E-Mail-Adresse hinzugefügt werden – die Einladung landet direkt im jeweiligen Kalender.

Du kannst einen neuen Kalendereintrag entweder durch Klick auf den Button “+ Ereignis“ oder durch Klick auf ein freies Feld im Kalender erstellen. In beiden Fällen öffnet sich ein neues Fenster. Klicke hier am besten gleich auf den Button “Weitere Einzelheiten“, um alle Optionen zu sehen.

In dieser Übersicht hast du die Möglichkeit, dem Termin einen Talk-Raum hinzuzufügen. Du hast die Wahl zwischen einem neuen Raum und einem bereits vorhandenen. Ein entsprechender Link wird dem Termin angefügt.

Unter dem Reiter “Teilnehmer” kannst du weitere Teilnehmer hinzufügen. Gib dazu entweder die E-Mail-Adresse, den Benutzernamen oder einen Kontakt an.

Wiederkehrende Termine hinzufügen

Wiederkehrende Termine lassen sich in Nextcloud ganz einfach erstellen. Beim Erstellen eines neuen Termins kannst du festlegen, ob und wie oft er sich wiederholen soll, beispielsweise täglich, wöchentlich, monatlich oder nach einem individuellen Rhythmus. Das ist ideal für regelmäßige Meetings oder sich wiederholende Aufgaben.

Die Option findest du unter dem Reiter “Details“. Standardmäßig wiederholt sich ein Termin nicht. Um das zu ändern, klickst du auf das Stift-Symbol und wählst das gewünschte Wiederholungsintervall aus.

Zeit finden (“Terminplanungsassistent“)

Mithilfe der Funktion “Zeit finden“ kannst du bei der Terminerstellung ganz einfach prüfen, ob die eingeladenen Teilnehmer im gewünschten Zeitraum verfügbar sind oder bereits andere Termine haben. Dabei werden die Details anderer Termine nicht angezeigt, sondern es wird nur angezeigt, ob jemand frei oder belegt ist. Das erleichtert die gemeinsame Terminplanung enorm.

Um den Button “Zeit finden“ nutzen zu können, muss zuvor mindestens eine Person dem Termin hinzugefügt worden sein. In der sich öffnenden Übersicht werden dann die Zeiten angezeigt, in denen der andere Teilnehmer bereits Termine hat, sowie die freien Zeitslots.

Ressourcen (Räume hinzufügen)

Mit Nextcloud kannst du bei der Terminerstellung sogenannte Ressourcen (z. B. Konferenzräume) direkt buchen. Sobald du einen Raum oder eine andere Ressource als Teilnehmer hinzufügst, prüft Nextcloud automatisch die Verfügbarkeit. Nur freie Ressourcen können für deinen Termin ausgewählt werden, sodass Doppelbuchungen ausgeschlossen sind.

Diese Option findest du unter dem Punkt “Ressourcen“. Es werden dir freie Räume vorgeschlagen. Du kannst aber auch selbst nach Räumen suchen und sie über das “Plus-Symbol“ zum Termin hinzufügen.

Terminpläne

Mithilfe der Option “Terminplan” kannst du einen Terminplan per Link veröffentlichen. Du legst fest, wann du für Meetings, Beratungen oder Gespräche verfügbar bist. Andere wählen aus den angebotenen Slots ihren Wunschtermin aus, ähnlich wie bei der Nextcloud-App “Appointments“.

Klicke dazu auf das “Plus-Symbol“ rechts neben “Terminpläne“. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du den Namen, einen Ort (z. B. einen Talk-Raum), den Kalender und die verfügbaren Zeiten festlegen kannst.

Fazit

Mit dem Nextcloud Kalender stehen dir alle wichtigen Funktionen für die digitale Terminplanung zur Verfügung:

• Kalender flexibel erstellen und teilen
• Termine mit Videokonferenz-Link und Teilnehmerverwaltung
• Wiederkehrende Termine anlegen
• Gemeinsame freie Zeiten finden
• Ressourcen wie Räume oder Fahrzeuge einfach buchen
• Termine über Terminpläne zur Selbstbuchung anbieten

Das alles läuft vollständig auf der Infrastruktur deiner Wahl – für maximale Kontrolle und Datenschutz.